Jest wiele elementów, które wpływają na przebieg konferencji. Do najistotniejszych należy należyte wyposażanie sal konferencyjnych. W głównej mierze powinny one być dźwiękoszczelne. W sali powinny odnajdować się stoły o zaokrąglonych krawędziach. Blat powinien mieć wielkość taką, żeby mogła się na nim swobodnie zmieścić kartka A4. Wyznaczone jest, żeby krzesła były wygodne, niemniej jednak nie do takiego stopnie, żeby uczestnik spotkania zasnął. Należyte krzesła to krzesła z tapicerowanymi czy też skóropodobnymi opokami razem z podłokietnikami zrealizowanymi z tworzywa sztucznego.
W oprzyrządowanie sal konferencyjnych powinien wchodzić sprzęt audiowizualny oraz dostęp do Internetu a również meble typu https://kamilameble.pl/62-stoly-konferencyjne-i-stoliki-kawowe. Znaczącą rzeczą jest także oświetlenie sali tak, aby uczestnik mógł bez problemu coś przeczytać bądź napisać. W czasie tych czynności nie ma obowiązek tworzyć się cień bądź odblask. W sali powinna być także szansę powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się również rzutniki. Ważną rzeczą są także gniazda elektryczne i telefoniczne. Nowoczesne sale posiadają klimatyzację. Wyposażenie sal konferencyjnych jest niezmiernie ważne i ma znaczny wpływ na spotkanie. Wartościową dyrektywą będzie umieszczenie w niej jakiegoś niewielkiego baru, w jakim miejscu każdy będzie w stanie sobie przygotować kawę bądź też herbatę.